20150413_001

様々なシーンにおけるアポイント時間を考える

ビジネスマンにとって絶対と言っても過言ではないマナーの一つに、『約束の時間』を守るということが挙げられると思います。

新入社員研修の際、この時間を守るということについて、上司や先輩から耳にタコができるぐらい言われたことがあるのではないでしょうか?

その『約束の時間』について、ただピッタリに守るということだけが正解ではないことがあります。様々な営業のシーンでは、時間通りに約束を守ったとしても、相手に不快なイメージを与えてしまったりすることがあると…、営業現場が長くなればなるほど感じることがあります。

では、その『約束の時間』は、何が本当は正解なのでしょうか?

目次

本文

今回のコラムでは、時間帯別のアポイントにおける相手先への訪問時間について考えてみたいと思います。もちろん、約束の時間を守るということは絶対必要条件ですが、その中でも多少の心遣いができる営業パーソンが好かれる場合が多いと感じます。

それでは、それぞれの時間帯別のアポイントに合わせた、最も印象に残る訪問時間をみてみましょう。

朝イチのアポイント

朝は一番脳の回転が良い時間。そのため「朝イチ」から来て!と言われ、相手先を訪問することがよくあります。比較的役職の高い相手や、ベテラン(年配)の相手から指定されるアポイントは、「朝イチ」などということが多くないでしょうか?

まだ私が駆け出しの営業マンだった頃、大きな仕事を他社に競り勝つために気合が入っていた案件がありました。

少しでも相手に良い印象を持っていただこうと、アポイントの時間には常に『5分前』に着くようにしていました。もちろん5分前行動という考え方もあり、時間に遅れないように常に意識するという考え方は正しいと思います。

ただ余りにも肩に力が入り過ぎ、朝イチのアポイントに5分前に到着し、そのまま受付で相手を呼び出すようなことをしてしまっては、逆に印象を悪くしてしまうことがあります。

朝イチというアポイントは、相手にとっても朝イチ。そう、相手にとっても出社して直ぐの時間のアポイントということになります。

ゆとりを持って早めに会社に着くという行動をしている方が多いとは思いますが、朝は誰にとっても有意義に時間を過ごしたいもの。朝刊を読んだり、コーヒーを飲んだりしながら、これから始まる一日の心の準備をしていることが多いのが朝の時間です。

また企業によっては始業前に、「朝礼」や「朝会」を行っている場合もあります。一般的に「朝礼」や「朝会」は、始業10分~5分の間に行われることが多く、このタイミングで受付から呼び出してしまうと、せっかくの朝礼を中断させてしまうことになります。

一度や二度、そのタイミングに訪問したぐらいでは、悪い印象にはならないこともありますが、「5分前行動」を徹底するあまり、毎回毎回このタイミングだと、逆印象を与えてしまうことにもなりかねません。

通常「朝礼」最中に受付の呼び出し音が鳴った場合、一番社歴の浅い社員や事務担当の方が応対するという決まりがある企業だった場合、常に“同じ相手”に面倒な思いをさせてしまうことになります。そうなってしまうと、その後の折衝にも支障をきたす場合もあります。

更には朝礼や朝会が長引く場合も考えられますので、朝イチのアポイントの場合は、遅刻と感じさせない絶妙の間合いで、少し遅れて行く方が良いでしょうね。ただ気を付けたいことは、少し遅れて行くと言っても、相手先にには時間通りに着いておく必要があります。

例えばビルの1階に受付があり、そこで来訪者シートに時間を書き込むような場合、そのシートには「時間通り」に来ているという履歴を残しておく必要があるからです。また無人の受付で、そこに待てるソファーなどが置いてある場合は、時間通りに着いた上で、インターフォンや内線を鳴らすタイミングを見計らって置く方が良いでしょう。

要は、「こちらは時間通りに着いていたが、始業して直ぐのタイミングにならないように配慮をしていた」と、相手にいつか伝わるような行動をしておく方がベターです。

来訪者シートに書かれている「常に時間通り」の受付時間や、受付スペースでタイミングを見計らって待つ間に、偶然お手洗いに行こうとした相手先に出くわすような…、そんなタイミングでこちらの配慮が伝わると嬉しいですよね。

ゆえに相手を呼び出す時間という考え方に立ち、ベターだと思われる朝イチアポイントのタイミングは…。


夕方のアポイント

執筆中


夜のアポイント

執筆中
LINEで送る
Pocket